ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Все больше современных предприятий принимают решение о необходимости внедрения и эксплуатации электронного документооборота, потому что решения данного класса позволяют им добиться колоссальных результатов в бизнесе. 

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.

ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

Кому же будет полезен эдо?

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Какими документами
можно обмениваться?
- Акты Выполненных Работ И Оказанных Услуг


- Соглашения


- Приказы


- Универсальный Передаточный/
Корректировочный Документы


- Уведомления


- Накладные


- Соглашения
- Счета-Фактуры
- Договора

Преимущества электронного документооборота


увеличение скорости согласования и утверждения документов

Если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды.

ускорение информационных потоков

Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы.

мобильность с системой документооборота

Электронный документооборот предоставляют своим пользователям полноценную функцию удаленного доступа к информации. Таким образом, каждый сотрудник, находящийся за пределами офиса, сможет в любой момент получить доступ к материалам по определенному файлу или его статусу.

экономия материалов и ресурсов

Документы, распечатанные на бумаге, подлежат размещению в специальном архиве — который элементарно занимает место (и требует обустройства — например, покупки металлического сейфа). Это прямые расходы — которые прекратятся при переводе соответствующих документов на ЭДО.

снижение риска потери документов

В любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить. 

быстрая идентификация документа в системе

Можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям.

Позвоните или напишите нам чтобы узнать больше!



Адрес г. Владивосток, ул Добровольского 20 офис 4